Có nhiều vướng mắc còn tồn tại của doanh nghiệp về hóa đơn điện tử như: Hóa đơn điện tử không có chữ ký số có được không? Hóa đơn điện tử chuyển đổi có cần đóng dấu không?… Tuy nhiên vấn đề được quan tâm nhất chính là: Hóa đơn điện tử bị hủy bỏ trong trường hợp nào? Và quy trình hủy bỏ đó được diễn ra như thế nào? Trong bài viết này, người viết sẽ hướng dẫn cụ thể quy trình hủy hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính.
Quá trình hủy bỏ hóa đơn điện tử chỉ được tiến hành sau khi có sự đồng ý và xác nhận của cả hai bên giao dịch. Đây là nội dung được quy định tại Khoản 1 Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Cụ thể:
Đối với trường hợp: Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, khi sai sót được phát hiện thì chỉ được hủy bỏ hóa đơn điện tử khi có sự đồng ý và xác nhận cả người bán và người mua.
Chú ý: Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy bỏ cần phải được lưu trữ nhằm phục vụ công tác tra cứu của cơ quan chức năng có thẩm quyền.
Bên cạnh đó, người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới này cần phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu…, được gửi ngày… tháng… năm…”
https://dinhduongaz.com/xuat-lui-ngay-hoa-don-dien-tu-va-cac-he-luy-di-kem/
Quy trình hủy bỏ hóa đơn điện tử gồm các bước sau:
– Đây là trường hợp hủy bỏ hóa đơn sau một thời gian dài sử dụng nên các cá nhân, doanh nghiệp sẽ thực hiện tiêu hủy, loại bỏ các hóa đơn điện tử cũ và không còn giá trị sử dụng. Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể được phép tự hủy hóa đơn điện tử sau khi hết hạn lưu trữ theo Luật kế toán quy định hiện hành, do việc làm này không ảnh hưởng đến các loại hóa đơn điện tử còn thời hạn lưu trữ.
– Tiến hành lọc lại hóa đơn, rà soát lại thông tin trong hóa đơn để tránh hủy nhầm các hóa đơn vẫn còn giá trị hoặc những chứng từ quan trọng.
– Cần phải lưu ý khi hủy hóa đơn. Doanh nghiệp hoặc khách hàng không được phép cung cấp các thông tin liên quan đến hóa đơn trước khi tiêu hủy. Đây là hành động nhằm tránh tình trạng rò rỉ thông tin cho bên thứ 3, đồng thời hạn chế được những rủi ro có thể gặp phải khi hủy hóa đơn điện tử.
Trên đây là quy trình hủy hóa đơn điện tử hết hạn lưu trữ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC. Hy vọng bài viết đã giúp ích được cho doanh nghiệp trong quá trình triển khai sử dụng hóa đơn điện tử.